Microsoft Dynamics AX ERP與Office完美結合

Microsoft Dynamics AX ERP與Office完美結合

姜義進 / 長弘科技有限公司

現今企業最重要的營業與財務資料都儲存在ERP上，但要有效利用ERP的資訊卻不是一件容易的事。很多時候靠的是系統標準報表或客製報表，有些時候甚至需再建立另一套商業智慧系統(Business Intelligence)，以有效產出經營管理分析報表。

 但不容否認的是使用者每天最常用的生產力工具，卻都是微軟的Office軟體。若能由微軟的Office輕鬆自由取得ERP的資料並能加以分析與製作圖表，那將大幅增加ERP資料被利用的價值並提高員工的生產力。

  新一代的Microsoft Dynamics AX ERP可與Office完美結合，並讓一切變得可能，ERP的資料不再只被侷限在ERP的框框裡，而是與整個Office (Excel, Words, PowerPoint, Outlook)達到雙向與即時的整合。

 

 

首先在Office (Excel, Words, PowerPoint, Outlook)的選單上，使用者多了存取Dynamics AX ERP的介面工具，利用這些工具，使用者可以讀取所有被授權的Tables與Views，以進行即時查詢或製作各式各樣的報表。也可以將基本資料(客戶、產品)或交易資料(會計傳票、採購訂單)在Excel上準備好再上傳至Dynamics AX ERP，免除人工在ERP直接輸入資料。


以下簡單介紹幾種報表製作的方式供大家參考：

1.              Balance: 利用公式針對單一欄位取得彙總金額，例如：使用者可以在某一欄位上取得總帳某科目在某區間的餘額，如下圖。系統是透過問答的方式來完成報表，為了讓報表更靈活，也可利用Excel的參照方式將報表條件以參數的帶入公式內。下次只要更改參數Excel便會自動計算公式取得正確資料。這種公式最適合用來製作有固定格式的財務報表(資產負債表、損益表、現金流量表…等)。此外，使用者若對數字有疑問還可以針對取得的金額進行Drill Down分析，系統會將所有相關交易列出。

2.              Summary: 選擇要列印的欄位並針對某些數值欄位進行加總。例如：使用者可以列出客戶未結餘額並依客戶進行彙總，如下圖。同樣地，也可利用Excel的參照方式將報表條件以參數的帶入公式內。下次只要更改參數Excel便會自動計算公式取得正確資料。這種報表公式最適合用來製作動態的交易匯總表(客戶餘額表、供應商餘額表、庫存交易彙總…等等)。另一個系統的特色是，可以新增管理欄位(managed column)，管理欄位可以是任何Excel公式組成(例如：新增毛利率公式欄位)，當Excel儲存起來後，系統也會一起儲存管理欄位，當報表更新時系統會自動計算管理欄位，不須每次重新建立公式。

3.              Matrix: 建立多維樞紐分析表。例如：使用者可以依科目、期間、產品、客戶產生樞紐分析表，如下圖。同樣地，也可利用Excel的參照方式將報表條件以參數的帶入公式內。下次只要更改參數Excel便會自動計算公式取得正確資料。這種報表公式最適合用來製作多維樞紐分析表(例如：依地區的客戶銷售分析、依產品別的客戶銷售分析、依期間的費用分析…等等)。

4.              資料上傳: 使用者可以從Excel上傳基本資料與交易資料到Dynamics AX ERP，上傳時可以選擇新增或取代資料。上傳後的資料需要使用者確認後才可過帳，若發現資料有誤，使用者可以刪除資料然後再上傳一次。

 

Dynamics AX ERP與微軟Office完美整合帶給企業下列優勢：

Ÿ     將商業資訊整合進使用者最熟悉的Office工具，提高生產力並可快速取得所需資訊，協助企業採取正確決策與行動。

Ÿ     利用Office來存取ERP資訊可以減少對資訊人員的依賴、並讓更多員工在權限的許可下可以使用企業關鍵資訊、從而提升整體企業對資訊的運用能力。

Ÿ     在每月結完帳後，可以利用Office快速完成管理與財務報表的製作，讓相關人員更快取得所需資訊以進行必要的營運調整與決策。