Dynamics AX 2012 - 繁體中文化

微軟在發布AX2012 R2時，將多個國家(印度、中國、日本...)的本地化功能包含到系統標準功能裏。這意謂這些國家的本地化功能已是AX2012 R2的標準選項之一，可以隨時啟動也不會有額外付費的問題。很遺憾的是台灣的繁體中文與本地化需求仍未列入。因此，AX2012 R2的繁體中文與本地化功能仍將由台灣的夥伴來提供。

我們目前已完成繁體中文的翻譯，主要範圍包含畫面、報表與錯誤訊息。短期之內都不會進行訓練教材與線上幫助的翻譯。參考畫面如下：




AX2012 畫面一




AX2012 畫面二


 

 

Dynamics AX 如何處理功能性貨幣(IAS 21)

目前大多數企業的資訊系統都應以新台幣為記帳貨幣，除了記帳貨幣外，系統也都會有交易貨幣。當外幣交易發生時，系統除了記載交易貨幣的金額外，也會同時轉換成新台幣金額。IFRS實施後企業必須依不同指標判斷所應採用的功能性貨幣為何。由於台灣多數企業以外銷為主，美金可能會是許多企業的功能性貨幣。如果情況如此，系統該如何設定與處理交易貨幣、記帳貨幣、與功能性貨幣呢？

由於台灣法令要求以國幣(新台幣)為記帳本位，如果相關法令不修改，則企業資訊系統仍須以國幣(新台幣)為記帳貨幣，以便能以新台幣編製財務報表和申報營利事業所得稅。但在依IAS 21編製財務報表時，以新台幣為交易之項目，必須先依功能性貨幣衡量，計算外幣評價損益。

如果台灣依IFRS修改相關法令，允許企業以新台幣以外貨幣編製之財務報表作為營利事業所得稅申報基礎，那麼企業資訊系統面對的挑戰也不小。首先，企業要將資訊系統記帳貨幣改為功能性貨幣嗎？如果要改，要在哪個時點改？以及如何將現有以新台幣記帳的交易明細轉為功能性貨幣？最簡單的方法可能是在既有資訊系統上新增公司，並將記帳貨幣設定為功能性貨幣，再將現有以新台幣記帳的期末餘額轉為功能性貨幣並在新公司開帳。

針對以上相關問題，我以下圖做為企業面對功能性貨幣可以採用的可能方案。

Dynamics AX針對功能性貨幣的解決方案如下：


AX系統允許存在兩個記帳貨幣(TWD和USD)

每筆交易，AX系統均會記錄交易貨幣(EUR)與兩個記帳貨幣(TWD和USD)

財務報表編制可依任一記帳貨幣(TWD或USD)進行

Dynamics AX 與 IFRS 1

IFRS 1 首次採用國際財務報導準則(First-time Adoption of IFRS)

我們知道自2013年起我國上市上櫃公司、興櫃公司及金管會主管之金融業，須依國際會計準則(IFRS)編製財務報告。針對IFRS與現行我國財務會計準則之差異，許多執業會計師已有諸多著墨，本篇文章想針對IFRS對現有資訊系統的影響與可能採用的因應措施，以Microsoft Dynamics AX這套ERP舉例說明。

為了在2013編製的IFRS財務報表呈現兩年的比較報表，企業必須自2012年(雙軌時期)起除了編制符合我國財務會計準則之報表外，也須同時編制符合IFRS之財務報表。對資訊系統來說，雙軌時期有兩套總帳的需求，全面導入後則回歸單一總帳。兩套總帳的需求依不同資訊系統的特性可有下列方法達成：

一、既有系統支援多套帳本(Multiple GAAP)的功能：
以Dynamics AX為例，系統支援三套帳本(ROC GAAP, IFRS, TAX)，對企業來說可以在單一系統上同時維護不同帳本的交易與製作符合不同財務會計準則的報表，在人力與時間上都是最具經濟效益的。


圖例一：Dynamics AX支援三套帳本

圖例二：每筆交易紀錄會記載所屬帳本


圖例三：報表工具可以同時產出不同帳本的報表

二、添購一套新總帳
如果現有系統無法支援多套帳本，可以考慮添購一套新總帳。但必須同時考慮如何將現有ROC GAAP的試算表餘額快速匯入新總帳以及調整傳票的輸入與IFRS報表的產出。

三、在既有系統上新增公司別
另外可以在既有系統上新增公司別，每月結完帳後將現有ROC GAAP的試算表餘額匯入新公司，再輸入調整傳票與產出IFRS報表。

Dynamics AX Enterprise Portal

一般ERP的使用介面，最常見的莫過於安裝在Windows的Client，隨著網際網路興起，如何能遠端存取ERP資料變得愈來愈重要。如果ERP本身沒有提供遠端存取的功能，常藉助Citrix或Windows Terminal Service來提供遠端存取。但嚴格說來這兩種方式都不是直接透過瀏覽器來存取ERP，然而Dynamics AX的Enterprise Portal卻能直接以瀏覽器為介面，讓ERP系統裡的寶貴資訊可以在最少的教育訓練後讓企業各層面的人士所利用。

• AX Enterprise Portal與Windows的Client使用相同的程式碼，不需為不同的介面分別設計程式碼。
• AX Enterprise Portal的員工Portal可以讓企業員工進行差旅費用或請購申請，一方面不需為每一員工安裝Client，另一方面在申請送出後又能透過工作流程進行審核。業務人員則是可以從Portal得到最新公司產品與價格資訊，並在線上建立報價單或銷售單。
• AX Enterprise Portal的供應商Portal可以讓供應商查詢已確認採購單、未交訂單、修改產品價格。
• AX Enterprise Portal的客戶Portal可以讓客戶看到所有的產品目錄並直接下單，也可以隨時查詢發票明細。

AX提供Web開發工具，必要時可以開發額外的線上程式，新的程式可以從瀏覽器或其他行動裝置存取。

Dynamics AX 與 Excel

如果要問企業最常使用的軟體為何？ Excel應當是其中之一 ，尤其是對財務人員來說更是每日不可會缺的重要工具。既然如此，如果能透過Excel存取ERP的資料那豈不是能大大提升員工的生產力。

有一家3rd party廠商Globe Software為AX開發了一套Excel增益集Atlas，它讓使用者經由Excel存取並上傳資料到Dynamics AX。主要功能包括：

• 承續AX現有的安全管控 - 當使用者要由Excel存取並上傳資料到Dynamics AX前，必須先行登錄，Atlas採用相同的名稱與密碼來驗證使用者。此外，Atlas可以設定那些Tables可以被存取，減少重要資料外洩的機會。
• 與現有Excel功能相互整合 - 可以利用Excel設計漂亮的表格，製作出可立即列印的管理報表。 通常我們會把每月的財務與管理報表以範本的方式先完成，到了下個月只要修改時間參數，所有的公式會重新計算，可在最短時間完成報告。
• 可以存取並上傳AX所有Tables - 只要權限許可，使用者可以存取AX所有Tables的所有欄位。在上傳方面，我們可以選擇上傳基本資料主檔或交易檔。例如、可以在Excel上準備好會計傳票或訂單資料，然後傳送到AX上。上傳過程系統會檢查資料的正確性。
• 豐富的報表功能 - 使用者可以選擇產出交易明細表、餘額表、或是樞紐分析表。也可以在報表產生過程中加入選擇條件、群組條件、或是排序條件。所有條件可以儲存起來，下次再被使用。

Dynamics AX 的本地化功能

Dynamics AX 與其他國外ERP廠商一樣，在進入台灣市場的時候，必須進行一些本土化的改善，以便更符合台灣的需求。在過去幾年的時間裡，已經完成的本地功能包括：

• 繁體中文翻譯 - AX提供超過30種語言供使用者選擇，繁體中文由瀚資資訊提供。
• 統一發票系統 - AX提供完整的統一發票系統，統一發票系統完全整合在AX中，而不是採取外掛的方式。
• 代扣稅系統 - AX詳細記錄個人或外國人的執行業務所得，方便年底列印扣繳憑單。
• 傳票列印 - AX讓使用者列印符合台灣需求的傳票。
• 票據系統 - AX支援應收與應付票據系統。
• 電子銀行 - AX支援數家台灣銀行業者的電子銀行轉帳格式。

由於Dynamics AX提供原始碼，我們可以協助客戶進行其他必要的功能提升，以建立自己獨特的競爭優勢。

Dynamics AX-Expense Management (員工費用管理)

微軟推出Dynamics AX 2009時，新增了Expense Management (員工費用管理)模組。 這個模組可以：

• 管理員工各項費用的申請、簽核、與付款


• 員工出差前預借現金


• 整合工作流程，設定差旅費的申報規則


• 可上傳公司信用卡交易明細，簡化費用申報

員工費用的申請是透過瀏覽器在AX的Enterprise Portal進行，輸入完相關資訊後，只須選擇送出(submit)，系統便會根據工作流程的設定，通知主管進行審核。 費用的申請必須符合公司設定的政策，費用政策可依出差地點、費用性質來設定。譬如可以訂定每晚在香港的住宿費不可超過6000元或每人每餐的餐飲費不超過500元。

員工每一筆費用支出都可選擇不同付款方式，系統會再依不同付款方式決定付款給員工、外部廠商或直接扣銀行帳。費用管理模組與應付帳款密切整合，所有已核准的費用申請均會被登錄到應付帳款並對應到正確的付款對象。

員工也可在出差前申請預借現金，出差後再依差旅費用，決定退回未使用預借現金或申請額外費用。如果員工出差使用公司信用卡，信用卡消費明細可以上傳系統，簡化申請程序。

員工費用支出是企業可控制的變動成本，在經濟環境日益競爭下，有效控制員工費用支出不失為改善公司損益的方法之一。AX的員工費用管理整合了工作流程、Enterprise Portal、應付帳款與總帳。不僅可以e化內部員工費用申請的文書作業，更可以將費用控管的政策制定在工作流程的程序中，有效的將管理與內控融入ERP系統裡。