AX7

Dynamics AX7
姜義進 / 長弘科技有限公司

微軟在2015年底，正式發表了AX7 Technical Preview的版本(如下圖)。這個很多人引頸期盼的新系統有以下特點：

• 真正做到以瀏覽器存取，不再需要安裝client也不需要使用遠端桌面連線。這意味著舊版的Enterprise Portal將被取代。

• 使用者的介面將以HTML5的形式呈現，並與Office 365有更緊密的連結。

• 初期微軟將以Azure Saas提供AX7的服務，這意味著客戶不再需要建置機房與購買軟硬體，而是完全向微軟租用服務。好處是快速建置，免去硬體維護的需要。但計價方式還不是很清楚，而且每月費用都可能因用量高低而不同。

• 微軟有承諾在2016下半年提供on-premise 的版本，供企業在內部自行安裝AX7。

• 以ERP核心功能來說，AX7與AX2012R3沒有很大差距，但在技術層面上有較多改進，例如：
• Role Center Page將被Workspace取代
• Cube將被Real time BI取代
• 第一次執行SSRS報表，不再有漫長等待
• Data Import/Export Framework幾乎涵括所有主要Tables
• 以Visual Studio做為開發環境

• 未來將非常仰賴以Microsoft LifeCycle Service佈署與升級AX7。

Microsoft Dynamics AX ERP與Office完美結合

Microsoft Dynamics AX ERP與Office完美結合

姜義進 / 長弘科技有限公司

現今企業最重要的營業與財務資料都儲存在ERP上，但要有效利用ERP的資訊卻不是一件容易的事。很多時候靠的是系統標準報表或客製報表，有些時候甚至需再建立另一套商業智慧系統(Business Intelligence)，以有效產出經營管理分析報表。

 但不容否認的是使用者每天最常用的生產力工具，卻都是微軟的Office軟體。若能由微軟的Office輕鬆自由取得ERP的資料並能加以分析與製作圖表，那將大幅增加ERP資料被利用的價值並提高員工的生產力。

  新一代的Microsoft Dynamics AX ERP可與Office完美結合，並讓一切變得可能，ERP的資料不再只被侷限在ERP的框框裡，而是與整個Office (Excel, Words, PowerPoint, Outlook)達到雙向與即時的整合。

 

 

首先在Office (Excel, Words, PowerPoint, Outlook)的選單上，使用者多了存取Dynamics AX ERP的介面工具，利用這些工具，使用者可以讀取所有被授權的Tables與Views，以進行即時查詢或製作各式各樣的報表。也可以將基本資料(客戶、產品)或交易資料(會計傳票、採購訂單)在Excel上準備好再上傳至Dynamics AX ERP，免除人工在ERP直接輸入資料。


以下簡單介紹幾種報表製作的方式供大家參考：

1.              Balance: 利用公式針對單一欄位取得彙總金額，例如：使用者可以在某一欄位上取得總帳某科目在某區間的餘額，如下圖。系統是透過問答的方式來完成報表，為了讓報表更靈活，也可利用Excel的參照方式將報表條件以參數的帶入公式內。下次只要更改參數Excel便會自動計算公式取得正確資料。這種公式最適合用來製作有固定格式的財務報表(資產負債表、損益表、現金流量表…等)。此外，使用者若對數字有疑問還可以針對取得的金額進行Drill Down分析，系統會將所有相關交易列出。

2.              Summary: 選擇要列印的欄位並針對某些數值欄位進行加總。例如：使用者可以列出客戶未結餘額並依客戶進行彙總，如下圖。同樣地，也可利用Excel的參照方式將報表條件以參數的帶入公式內。下次只要更改參數Excel便會自動計算公式取得正確資料。這種報表公式最適合用來製作動態的交易匯總表(客戶餘額表、供應商餘額表、庫存交易彙總…等等)。另一個系統的特色是，可以新增管理欄位(managed column)，管理欄位可以是任何Excel公式組成(例如：新增毛利率公式欄位)，當Excel儲存起來後，系統也會一起儲存管理欄位，當報表更新時系統會自動計算管理欄位，不須每次重新建立公式。

3.              Matrix: 建立多維樞紐分析表。例如：使用者可以依科目、期間、產品、客戶產生樞紐分析表，如下圖。同樣地，也可利用Excel的參照方式將報表條件以參數的帶入公式內。下次只要更改參數Excel便會自動計算公式取得正確資料。這種報表公式最適合用來製作多維樞紐分析表(例如：依地區的客戶銷售分析、依產品別的客戶銷售分析、依期間的費用分析…等等)。

4.              資料上傳: 使用者可以從Excel上傳基本資料與交易資料到Dynamics AX ERP，上傳時可以選擇新增或取代資料。上傳後的資料需要使用者確認後才可過帳，若發現資料有誤，使用者可以刪除資料然後再上傳一次。

 

Dynamics AX ERP與微軟Office完美整合帶給企業下列優勢：

Ÿ     將商業資訊整合進使用者最熟悉的Office工具，提高生產力並可快速取得所需資訊，協助企業採取正確決策與行動。

Ÿ     利用Office來存取ERP資訊可以減少對資訊人員的依賴、並讓更多員工在權限的許可下可以使用企業關鍵資訊、從而提升整體企業對資訊的運用能力。

Ÿ     在每月結完帳後，可以利用Office快速完成管理與財務報表的製作，讓相關人員更快取得所需資訊以進行必要的營運調整與決策。

Dynamics AX 2012 營業稅的設定與運作

要設定Dynamics AX 2012能夠符合台灣營業稅(統一發票)的要求，原則上有兩個層面。第一是設定系統能產生正確的5%營業稅的計算與過帳，第二是做到系統能完全符合台灣統一發票的要求，能夠開立銷項統一發票，也能收集進項發票並進行媒體申報。這篇文章主要討論第一項，統一發票的作業在下篇文章再與大家分享。

一、AX 2012的營業稅的最基本設定是營業稅代碼(Tax Code)，他決定了稅率，以台灣的例子來說，可以設成"應稅"、"免稅"、"零稅率"。當然我們要把"應稅"的稅率設成5%，但要注意AX 2012並不會將營業稅代碼連結到客戶、供應商或產品。

二、接著要設定營業稅組(Sales Tax Group)與物料營業稅組(Item Sales Tax Group)，客戶與供應商可以指定預設營業稅組；產品主檔可以指定預設物料營業稅組。我們可以依需要設定多組營業稅組與物料營業稅組，例如：客戶可能是應稅也可能是免稅或零稅率，所以可以設定三組營業稅組(VAT05，VATEX，VAT00)；銷售的產品可能是應稅也可能是免稅品，所以可以設定兩組物料營業稅組(IVAT05，IVATEX)。系統會要求營業稅組與物料營業稅組都需要與營業稅代碼相連結，每筆交易的稅率是以營業稅組與物料營業稅組相同的營業稅代碼所決定。

三、一般說來我們會建議應稅的營業稅組應包含"應稅"、"免稅"、"零稅率"三個營業稅代碼，而應稅或免稅的物料營業稅組只包含本身的營業稅代碼，如下圖：

			營業稅組(VAT05)
		營業稅代碼	應稅, 免稅, 零稅率
物料營業稅組	IVAT05	應稅	應稅
	IVATEX	免稅	免稅

這表示當一筆交易的客戶是應稅時，如所買產品是應稅品則會有5%的營業稅，但所買產品是免稅品則不會有營業稅。這與大家到大潤發採購貨品，會因同時購買了應稅品與免稅品，而收到兩張統一發票一樣(一張應稅另一張免稅)。免稅品雖然不會有營業稅產生，但系統仍會產生相關稅務交易，只是稅額為0。

四、要設定相關銷項稅額與進項稅額的會計科目，此科目的過帳型態(Posting Type)須為"營業稅"。

五、AX 2012的價格可以設定成含稅價或未稅價，如果可以的話，我們建議設成未稅價，這樣比較不會造成四捨五入差異的問題。如果設成含稅價通常在銷售訂單容易造成四捨五入差異的問題，原因是系統會針對每一訂單行的金額進行四捨五入，而不是以整張訂單加總後再四捨五入。解決的方法需要進行小幅度的客製。

整體來說，標準的AX 2012可以符合加值型營業稅的稅額計算與會計過帳。如果客戶可以接受統一發票在系統外管理的話，其實不需要特別客製系統。

如何自行建立Dynamics AX 2012 的繁體中文化

Dynamics AX 2012 和以往的版本一樣並無官方的繁體中文版，還好AX的語言可以自行透過Label File的編寫而得到。本篇文章要與大家分享如何建立Dynamics AX 2012的繁體中文版。

1. 決定繁體中文的語言代碼 - AX目前並沒有預設給繁體中文的語言代碼，所以建議自行選一個你相信你不會用到的語言代碼來使用，例如LV(拉脫維亞語)或EN-ZA(南非英文)都可以。

 

 

2. 將簡體中文翻譯成繁體中文 - 雖然AX沒有繁體中文，但卻有簡體中文版。AX將所有的字段儲存在兩個檔案中，分別是axSYSzh-hans.ald與AxSyszh-hans.ktd，它們都可以在Notepad直接編輯。最簡單的翻譯方法是將檔案在Words打開，直接將所有簡體中文翻成繁體中文，再儲存成axSYSen-za.ald與AxSysen-za.ktd。

 

3. 將簡體中文的用語轉換為台灣習慣的用詞 - 簡體中文的某些用語，對我們來說比較不習慣 ， 例如："默認" (台灣叫"預設")、"託盤" (台灣叫"棧板")、 "昇冪" (台灣叫"遞增")。另外有些翻譯會讓人丈二金剛摸不著頭腦，例如：Pending翻譯成"掛起"，的確不易瞭解。因此我們需要再花很多時間依系統的使用前後文，轉換成台灣習慣的ERP用詞。另外，有些時候同一個英文單字，在不同地方要翻成不同中文。例如：Site有時要翻譯成"網站"，有時要翻譯成"廠區"，但簡體中文都翻成"網站"。

 

4. 將檔案匯入AX 2012 - 在AX 2012開啟AOT，選擇"Label Files"，按右鍵選"Create from File"並選axSYSen-za.ald這個檔案，系統會詢問是否要覆蓋已存在的Label File，回答"Yes"，這個動作需要一些時間。

 

 

5. 更新Label File - 接這停止AOS (由Windows Service)，找到並刪除axSYSEN-ZA.ali (路徑在C:\Program Files\Microsoft Dynamics AX\60\Server\MicrosoftDynamicsAX\bin\Application\Appl\Standard) ，找到AxSysen-za.ktd並以新檔案覆蓋它(路徑在C:\Program Files (x86)\Microsoft Dynamics AX\60\Client\Bin)，再重啟AOS。

 

6. 切換使用者語言 - 開啟AX2012 ，到 "File>Tools>Options"將Language改為"EN-ZA" ，關閉AX2012 。

 

 

7. 重新開啟AX 2012，系統會花一小段時間重建Label File的Index，然後便能看到中文畫面如下：



 

 

作者：姜義進 YJ Jiang

 

eMail: YJJIANG50@GMAIL.COM

 

 

 

 

Dynamics AX 2012 - 繁體中文化

微軟在發布AX2012 R2時，將多個國家(印度、中國、日本...)的本地化功能包含到系統標準功能裏。這意謂這些國家的本地化功能已是AX2012 R2的標準選項之一，可以隨時啟動也不會有額外付費的問題。很遺憾的是台灣的繁體中文與本地化需求仍未列入。因此，AX2012 R2的繁體中文與本地化功能仍將由台灣的夥伴來提供。

我們目前已完成繁體中文的翻譯，主要範圍包含畫面、報表與錯誤訊息。短期之內都不會進行訓練教材與線上幫助的翻譯。參考畫面如下：




AX2012 畫面一




AX2012 畫面二


 

 

Dynamics AX 如何處理功能性貨幣(IAS 21)

目前大多數企業的資訊系統都應以新台幣為記帳貨幣，除了記帳貨幣外，系統也都會有交易貨幣。當外幣交易發生時，系統除了記載交易貨幣的金額外，也會同時轉換成新台幣金額。IFRS實施後企業必須依不同指標判斷所應採用的功能性貨幣為何。由於台灣多數企業以外銷為主，美金可能會是許多企業的功能性貨幣。如果情況如此，系統該如何設定與處理交易貨幣、記帳貨幣、與功能性貨幣呢？

由於台灣法令要求以國幣(新台幣)為記帳本位，如果相關法令不修改，則企業資訊系統仍須以國幣(新台幣)為記帳貨幣，以便能以新台幣編製財務報表和申報營利事業所得稅。但在依IAS 21編製財務報表時，以新台幣為交易之項目，必須先依功能性貨幣衡量，計算外幣評價損益。

如果台灣依IFRS修改相關法令，允許企業以新台幣以外貨幣編製之財務報表作為營利事業所得稅申報基礎，那麼企業資訊系統面對的挑戰也不小。首先，企業要將資訊系統記帳貨幣改為功能性貨幣嗎？如果要改，要在哪個時點改？以及如何將現有以新台幣記帳的交易明細轉為功能性貨幣？最簡單的方法可能是在既有資訊系統上新增公司，並將記帳貨幣設定為功能性貨幣，再將現有以新台幣記帳的期末餘額轉為功能性貨幣並在新公司開帳。

針對以上相關問題，我以下圖做為企業面對功能性貨幣可以採用的可能方案。

Dynamics AX針對功能性貨幣的解決方案如下：


AX系統允許存在兩個記帳貨幣(TWD和USD)

每筆交易，AX系統均會記錄交易貨幣(EUR)與兩個記帳貨幣(TWD和USD)

財務報表編制可依任一記帳貨幣(TWD或USD)進行

Dynamics AX 與 IFRS 1

IFRS 1 首次採用國際財務報導準則(First-time Adoption of IFRS)

我們知道自2013年起我國上市上櫃公司、興櫃公司及金管會主管之金融業，須依國際會計準則(IFRS)編製財務報告。針對IFRS與現行我國財務會計準則之差異，許多執業會計師已有諸多著墨，本篇文章想針對IFRS對現有資訊系統的影響與可能採用的因應措施，以Microsoft Dynamics AX這套ERP舉例說明。

為了在2013編製的IFRS財務報表呈現兩年的比較報表，企業必須自2012年(雙軌時期)起除了編制符合我國財務會計準則之報表外，也須同時編制符合IFRS之財務報表。對資訊系統來說，雙軌時期有兩套總帳的需求，全面導入後則回歸單一總帳。兩套總帳的需求依不同資訊系統的特性可有下列方法達成：

一、既有系統支援多套帳本(Multiple GAAP)的功能：
以Dynamics AX為例，系統支援三套帳本(ROC GAAP, IFRS, TAX)，對企業來說可以在單一系統上同時維護不同帳本的交易與製作符合不同財務會計準則的報表，在人力與時間上都是最具經濟效益的。


圖例一：Dynamics AX支援三套帳本

圖例二：每筆交易紀錄會記載所屬帳本


圖例三：報表工具可以同時產出不同帳本的報表

二、添購一套新總帳
如果現有系統無法支援多套帳本，可以考慮添購一套新總帳。但必須同時考慮如何將現有ROC GAAP的試算表餘額快速匯入新總帳以及調整傳票的輸入與IFRS報表的產出。

三、在既有系統上新增公司別
另外可以在既有系統上新增公司別，每月結完帳後將現有ROC GAAP的試算表餘額匯入新公司，再輸入調整傳票與產出IFRS報表。