Dynamics AX Enterprise Portal

一般ERP的使用介面，最常見的莫過於安裝在Windows的Client，隨著網際網路興起，如何能遠端存取ERP資料變得愈來愈重要。如果ERP本身沒有提供遠端存取的功能，常藉助Citrix或Windows Terminal Service來提供遠端存取。但嚴格說來這兩種方式都不是直接透過瀏覽器來存取ERP，然而Dynamics AX的Enterprise Portal卻能直接以瀏覽器為介面，讓ERP系統裡的寶貴資訊可以在最少的教育訓練後讓企業各層面的人士所利用。

• AX Enterprise Portal與Windows的Client使用相同的程式碼，不需為不同的介面分別設計程式碼。
• AX Enterprise Portal的員工Portal可以讓企業員工進行差旅費用或請購申請，一方面不需為每一員工安裝Client，另一方面在申請送出後又能透過工作流程進行審核。業務人員則是可以從Portal得到最新公司產品與價格資訊，並在線上建立報價單或銷售單。
• AX Enterprise Portal的供應商Portal可以讓供應商查詢已確認採購單、未交訂單、修改產品價格。
• AX Enterprise Portal的客戶Portal可以讓客戶看到所有的產品目錄並直接下單，也可以隨時查詢發票明細。

AX提供Web開發工具，必要時可以開發額外的線上程式，新的程式可以從瀏覽器或其他行動裝置存取。

Dynamics AX 與 Excel

如果要問企業最常使用的軟體為何？ Excel應當是其中之一 ，尤其是對財務人員來說更是每日不可會缺的重要工具。既然如此，如果能透過Excel存取ERP的資料那豈不是能大大提升員工的生產力。

有一家3rd party廠商Globe Software為AX開發了一套Excel增益集Atlas，它讓使用者經由Excel存取並上傳資料到Dynamics AX。主要功能包括：

• 承續AX現有的安全管控 - 當使用者要由Excel存取並上傳資料到Dynamics AX前，必須先行登錄，Atlas採用相同的名稱與密碼來驗證使用者。此外，Atlas可以設定那些Tables可以被存取，減少重要資料外洩的機會。
• 與現有Excel功能相互整合 - 可以利用Excel設計漂亮的表格，製作出可立即列印的管理報表。 通常我們會把每月的財務與管理報表以範本的方式先完成，到了下個月只要修改時間參數，所有的公式會重新計算，可在最短時間完成報告。
• 可以存取並上傳AX所有Tables - 只要權限許可，使用者可以存取AX所有Tables的所有欄位。在上傳方面，我們可以選擇上傳基本資料主檔或交易檔。例如、可以在Excel上準備好會計傳票或訂單資料，然後傳送到AX上。上傳過程系統會檢查資料的正確性。
• 豐富的報表功能 - 使用者可以選擇產出交易明細表、餘額表、或是樞紐分析表。也可以在報表產生過程中加入選擇條件、群組條件、或是排序條件。所有條件可以儲存起來，下次再被使用。

Dynamics AX 的本地化功能

Dynamics AX 與其他國外ERP廠商一樣，在進入台灣市場的時候，必須進行一些本土化的改善，以便更符合台灣的需求。在過去幾年的時間裡，已經完成的本地功能包括：

• 繁體中文翻譯 - AX提供超過30種語言供使用者選擇，繁體中文由瀚資資訊提供。
• 統一發票系統 - AX提供完整的統一發票系統，統一發票系統完全整合在AX中，而不是採取外掛的方式。
• 代扣稅系統 - AX詳細記錄個人或外國人的執行業務所得，方便年底列印扣繳憑單。
• 傳票列印 - AX讓使用者列印符合台灣需求的傳票。
• 票據系統 - AX支援應收與應付票據系統。
• 電子銀行 - AX支援數家台灣銀行業者的電子銀行轉帳格式。

由於Dynamics AX提供原始碼，我們可以協助客戶進行其他必要的功能提升，以建立自己獨特的競爭優勢。

Dynamics AX-Expense Management (員工費用管理)

微軟推出Dynamics AX 2009時，新增了Expense Management (員工費用管理)模組。 這個模組可以：

• 管理員工各項費用的申請、簽核、與付款


• 員工出差前預借現金


• 整合工作流程，設定差旅費的申報規則


• 可上傳公司信用卡交易明細，簡化費用申報

員工費用的申請是透過瀏覽器在AX的Enterprise Portal進行，輸入完相關資訊後，只須選擇送出(submit)，系統便會根據工作流程的設定，通知主管進行審核。 費用的申請必須符合公司設定的政策，費用政策可依出差地點、費用性質來設定。譬如可以訂定每晚在香港的住宿費不可超過6000元或每人每餐的餐飲費不超過500元。

員工每一筆費用支出都可選擇不同付款方式，系統會再依不同付款方式決定付款給員工、外部廠商或直接扣銀行帳。費用管理模組與應付帳款密切整合，所有已核准的費用申請均會被登錄到應付帳款並對應到正確的付款對象。

員工也可在出差前申請預借現金，出差後再依差旅費用，決定退回未使用預借現金或申請額外費用。如果員工出差使用公司信用卡，信用卡消費明細可以上傳系統，簡化申請程序。

員工費用支出是企業可控制的變動成本，在經濟環境日益競爭下，有效控制員工費用支出不失為改善公司損益的方法之一。AX的員工費用管理整合了工作流程、Enterprise Portal、應付帳款與總帳。不僅可以e化內部員工費用申請的文書作業，更可以將費用控管的政策制定在工作流程的程序中，有效的將管理與內控融入ERP系統裡。

Dynamics AX Dimension (維度)

如果問Dynamics AX有何特色，第一個讓我想到的便是Dimension。Dimension是交易紀錄中的分析碼 (非常像Sun Account 的 T Account)，它能讓使用者從系統中(特別是總帳)根據設定的Dimension進行交叉分析。

最常見的分析碼包括：部門、成本中心、事業部、利潤中心、產品別、客戶別與專案。多數時候我們都會把Dimension預設在客戶、供應商、員工、產品或會計科目中，如此一來Dimension便會在交易進行時自動被帶出。Dimension會存在子系統中，也會被帶到會計科目餘額裡。如此一來，使用者便能在總帳中進行多維度的分析，而不需花時間連接到子系統。

Dimension的另一好處是可以簡化會計科目的設定。有些系統為了達到相同的分析效果，會將會計科目分成許多結段，這種作法會讓科目變得較長，也會使科目數量變多。AX 的會計科目與Dimension 是分開的欄位，可以讓會計科目變得簡單明瞭。

AX可以設定會計科目與Dimension 的組合規則，避免將不合理的Dimension過帳到會計科目中。此外，我們也可以建立Dimensions 彼此之間的關聯性，例如在事業部與產品別間設立主從的階層關係。

AX最多支援10個Dimensions，但我個人覺得4到6個Dimensions較合適。超過6個之後會讓交易輸入負擔變重。

Dynamics AX 在台灣

每當我告訴朋友，我提供微軟Dynamics AX ERP (舊名Axapta) 的導入、維護與教育訓練相關服務，大部分朋友的第一反應都是＂微軟也有ERP啊?"。於是我想該是花點心力介紹Dynamics AX 給更多人認識的時候 。

Dynamics AX是由瀚資資訊方案股份有限公司(Tectura)在2004年引進台灣。第一個專案是協助一家法國公司導入Dynamics AX 3.0版。這個專案中我們完成了兩項重要工作，第一是提供繁體中文的翻譯；第二是完成統一發票系統的建置，這讓Dynamics AX能符合大部分台灣企業的需求。由於AX提供原始碼(Source Codes)的特性，我們也陸續完成譬如票據與代扣稅的建置。

AX讓我在專案過程信心十足的主要原因是它提供始碼(Source Codes)。我曾經接觸過不少國外產品，不管產品有多好，如何滿足台灣本地的需求永遠都是頭痛的問題，當AX提供原始碼之後一切都變簡單了。尤其身為ERP加值服務提供者 ，當原廠來不及提供本地化功能時，原始碼讓我們可以靠自己滿足客戶需求，將專案順利完成。