Dynamics AX-Expense Management (員工費用管理)

微軟推出Dynamics AX 2009時，新增了Expense Management (員工費用管理)模組。 這個模組可以：

• 管理員工各項費用的申請、簽核、與付款


• 員工出差前預借現金


• 整合工作流程，設定差旅費的申報規則


• 可上傳公司信用卡交易明細，簡化費用申報

員工費用的申請是透過瀏覽器在AX的Enterprise Portal進行，輸入完相關資訊後，只須選擇送出(submit)，系統便會根據工作流程的設定，通知主管進行審核。 費用的申請必須符合公司設定的政策，費用政策可依出差地點、費用性質來設定。譬如可以訂定每晚在香港的住宿費不可超過6000元或每人每餐的餐飲費不超過500元。

員工每一筆費用支出都可選擇不同付款方式，系統會再依不同付款方式決定付款給員工、外部廠商或直接扣銀行帳。費用管理模組與應付帳款密切整合，所有已核准的費用申請均會被登錄到應付帳款並對應到正確的付款對象。

員工也可在出差前申請預借現金，出差後再依差旅費用，決定退回未使用預借現金或申請額外費用。如果員工出差使用公司信用卡，信用卡消費明細可以上傳系統，簡化申請程序。

員工費用支出是企業可控制的變動成本，在經濟環境日益競爭下，有效控制員工費用支出不失為改善公司損益的方法之一。AX的員工費用管理整合了工作流程、Enterprise Portal、應付帳款與總帳。不僅可以e化內部員工費用申請的文書作業，更可以將費用控管的政策制定在工作流程的程序中，有效的將管理與內控融入ERP系統裡。